Excel のプロパティの個人情報を保存可能にするには
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エクセルのドキュメント検査からプロパティと個人情報を削除すると、それ以後はそれらの情報が保存されなくなります。ファイルを外部に配布する前に編集して、誤って個人情報が保存されないようにするために必要な機能です。
しかし、ファイルを配布した後なら、個人情報が保存された方が便利ですよね。
この記事では、プロパティの個人情報を保存可能する方法を紹介します。コメントやメモの作成者に設定したり、会社名を入力して信頼性を高められます。
ファイルタブの情報にあるこれらの情報をファイルに保存できるようにするを選択して、保存できます。
プロパティと個人情報を削除するとは
ドキュメント検査からプロパティと個人情報を削除すると、すべてのプロパティが削除され、個人情報に関わる次のプロパティが保存されなくなります。
- 作成者：ファイルの作成者
- 最終更新者：ファイルを最後に保存した者
- 管理者：ファイルやプロジェクトの管理者
- 会社名：ファイルの作成者が所属する会社名
ファイルタブ > 情報 からプロパティを編集できます。この中に作成者などの個人情報が含まれます。
プロパティの個人情報を保存可能にする
プロパティの個人情報を保存可能にする方法がいくつかあります。それぞれの結果に違いはありません。
- 情報タブから個人情報を保存可能にする
- トラストセンターから個人情報を保存可能にする
💾情報タブから個人情報を保存可能にする
個人情報を保存可能にするには、情報タブにあるこれらの情報をファイルに保存できるようにするを選択します。
- エクセルを開きます。
-
ファイルタブから情報を選択します。または Alt + F, I キーの順に入力して、ショートカットから情報を表示できます。
-
これらの情報をファイルに保存できるようにするを選択します。
表示されていないときは、プロパティと個人情報を削除する操作が行われていないので何もする必要はありません。 -
上書き保存を選択して保存します。
このファイルを保存しないで閉じたときは、すべて元に戻っています。
これで、作成者などの個人情報が保存可能になりました。作成者は自動で設定されないのでプロパティを編集して入力する必要があります。
💾トラストセンターから個人情報を保存可能にする
個人情報を保存可能にするには、トラストセンターの設定のファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除するのチェックを外します。
-
ファイルタブからオプションを選択します。または Alt + F, T キーの順に入力して、ショートカットからオプション画面を表示できます。
-
トラストセンタータブからトラストセンターの設定を選択して、トラストセンターの設定画面を表示します。
-
プライバシーオプションタブからファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除するのチェックを外します。
無効状態のときは、プロパティと個人情報を削除する操作が行われていないので何もする必要はありません。 -
OK を選択します。
-
ファイルを保存します。
このファイルを保存しないで閉じたときは、すべて元に戻っています。
これで、作成者などの個人情報が保存可能になりました。作成者は自動で設定されないのでプロパティを編集して入力する必要があります。
プロパティを活用する
作成者や会社名などのプロパティを編集できます。
- ユーザー名を編集する：作成者などに使われるユーザー名を編集する方法があります。名前を変更して個人情報を守ります
- 標準プロパティを編集する：作成者などのプロパティを編集する方法があります。ファイルを管理するための情報を付与できます。
- カスタムプロパティを編集する：部署やオリジナルのプロパティを編集する方法があります。自由に名前を決めてより詳細な情報を入力できます。
すべてのプロパティに関連する記事のまとめて紹介します。
まとめ
- 配布後に：ファイルを外部に配布したあとなら、個人情報が含まれていても問題ないので保存可能にできます。
- 作成者：印刷のヘッダーやコメントなどに作成者は使用されます。それらの操作をする前に作成者を保存できるようにすると便利です。
- 透明性：会社名や作成者を登録することで、資料の透明性や信頼性を高められます。
この設定を活用してエクセルの時短に役立ててください。