Excel のプロパティでファイルを検索するには
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エクセルで作成したファイルが増えてくると管理するのが大変になりますよね。ファイル名だけでは具体的な内容までわからないことがあります。また、フォルダを分けても今度はフォルダの数が多くなり探すのが大変になります。
この記事では、エクスプローラーからプロパティでファイルを検索する方法を紹介します。検索するだけで瞬時に目的のファイルを見つけられるようになります。
プロパティとはファイルに関連する情報 (メタデータ) のことです。タイトルや作成者、会社名やタグなど好きなように値を入力できます。検索するために必要な情報を設定しておくことで、ファイルを探す手間が省けて効率的に作業を進められます。
プロパティでファイルを検索する方法がいくつかあります。それぞれの結果に違いがあります。
プロパティを入力する
エクセルのファイルには標準プロパティとカスタムプロパティがあります。
- 標準プロパティ：ファイルタブ > 情報 から入力できます。
- カスタムプロパティ：ファイルタブ > 情報 > プロパティ > 詳細プロパティ から入力できます。
どちらも検索対象になりますが、標準プロパティはそのプロパティだけを対象にして検索できます。
標準プロパティの一部は、エクスプローラーからファイルのプロパティを開いても入力できます。そのファイルを開いているときは入力できません。
プロパティでファイルを検索する
プロパティでファイルを検索するには、検索ボックスに検索キーワードを指定します。
-
エクスプローラーを表示して、検索したいファイルがあるフォルダーを開きます。
そのフォルダーの最下層のサブフォルダーまで検索対象になります。
-
検索ボックスに検索キーワードを指定します。Ctrl + F キーを入力して、ショートカットから検索ボックスを選択できます。
これで、検索キーワードに一致するファイル名やプロパティが含まれているファイルが検索結果に表示されます。
プロパティを指定してファイルを検索する
タイトルや作成者など、プロパティを指定してファイルを検索するには、検索ボックスにプロパティ名：検索キーワードを指定します。
-
エクスプローラーを表示して、検索したいファイルがあるフォルダーを開きます。
そのフォルダーの最下層のサブフォルダーまで検索対象になります。
-
検索ボックスにプロパティ名：検索キーワードを指定します。タイトル：請求書と入力すると、タイトルに請求書が含まれているファイルを検索します。
- ：は半角の : でも入力できます。
- カスタムプロパティを指定して検索はできません。
これで、指定したプロパティだけを対象にして、検索キーワードに一致するファイルが検索結果に表示されます。
🔍プロパティの指定方法
プロパティによって指定する名前が異なることがあります。エクスプローラーからファイルのプロパティを表示したときの名前で次のように検索します。ファイルの名前も指定できます。
- ファイルの名前：ファイル：
- タイトル：タイトル：
- サブタイトル：件名：
- 作成者：作成者：
- 最終更新者：前回保存者：
- 管理者：マネージャー：
- 会社名：会社：
- 分類：分類項目：
- タグ (キーワード)：タグ：
- コメント：コメント：
- 状態：内容の状態：
- 作成日時：作成日時：
- 更新日時：更新日時：
🔍日付を指定する
作成日時や更新日時など日付を条件に指定する方法がいくつもあります。
値は次のように入力できます。
- 年：2025
- 年月：2025年1月
- 年月日：2025/1/2、2025年1月2日
次の値を入力して、その日やその範囲を条件にできます。
今日、昨日、今週、先週、今月、来月、今年、去年
比較演算子を使用して、その日より前や後の日付を条件にできます。
- <：より前
- <=：以前
- =：等しい
- >=：以降
- <：より後
作成日時が今日のファイルを検索するには作成日時：今日と入力します。
更新日時が2024/10/20より後のファイルを検索するには更新日時：>2024/10/20と入力します。
🔍検索条件を指定する
複数のプロパティを条件に含めることができます。
プロパティ名：値 プロパティ名：値またはプロパティ名：値 AND プロパティ名：値のようにスペースか AND (大文字) で区切って、両方を含むファイルを検索できます。
プロパティ名：値 OR プロパティ名：値のように OR (大文字) で区切って、どちらかを含むファイルを検索できます。
NOT プロパティ名：値のように NOT (大文字) を名前の前に付けて、それを含まないファイルを検索できます。
検索されないとき
検索結果にファイルが表示されないときは、Windows の検索インデックスの対象になっていない可能性があります。
既定では検索インデックスが作成される対象のフォルダーはドキュメントやデスクトップです。それ以外の場所にあるファイルはインデックスが作成されていないことがあります。
- Windows 11：設定 > プライバシーとセキュリティ > Windows の検索 から、検索インデックスの場所を変更できます。
- Windows 10：設定 > 検索 > Windows の検索 から、検索インデックスの場所を変更できます。
プロパティを活用する
ここで紹介しているものは標準プロパティと呼ばれるものです。これ以外にも自由にプロパティ名を決められるカスタムプロパティがあります。
- 標準プロパティを編集する：タイトルや会社名などのプロパティを編集する方法があります。ファイルを管理するための情報を付与できます。
- カスタムプロパティを編集する：部署やオリジナルのプロパティを編集する方法があります。自由に名前を決めてより詳細な情報を入力できます。
まとめ
- 見つけやすさ：分類やタグなどに請求書や見積書などファイルを特定する内容を設定すると検索しやすくなります。
- プロパティの入力：検索することを意識してプロパティを設定すると簡単にファイルを見つけられるようになります。
- ファイル管理：フォルダーを分けたりファイル名を工夫することは大切です。それに加えてプロパティを設定すると管理しやすくなります。
この方法を活用してエクセルの時短に役立ててください。